Integralność danych jako fundament jakości produkcji farmaceutycznej

Współczesny przemysł farmaceutyczny opiera się na danych — od badań i rozwoju, przez produkcję, aż po dystrybucję i monitorowanie bezpieczeństwa farmakoterapii. W erze cyfryzacji i rosnących wymagań regulacyjnych (GMP, GAMP, FDA 21 CFR Part 11, EU GMP Annex 11) integralność danych staje się kluczowym elementem funkcjonowania przedsiębiorstw farmaceutycznych. Od zachowania jakości produktów po zgodność z przepisami – wiarygodność i kompletność danych wpływa bezpośrednio na bezpieczeństwo pacjentów oraz reputację firm. W tym kontekście integralność danych przestaje być tylko technicznym zagadnieniem, a staje się strategicznym priorytetem.

Czym jest integralność danych?

Integralność danych oznacza dokładność, spójność i wiarygodność danych przez cały ich cykl życia. W kontekście farmaceutycznym integralność danych obejmuje wszystkie dane generowane, przetwarzane, przechowywane i przesyłane w systemach elektronicznych oraz na dokumentacji papierowej. Jest to pojęcie fundamentalne dla zapewnienia zgodności z Dobrymi Praktykami Wytwarzania (GMP) oraz standardami regulacyjnymi obowiązującymi na całym świecie. Integralność danych często definiuje się poprzez akronim ALCOA, a w rozszerzonej wersji jako ALCOA+. Te zasady zostały po raz pierwszy opisane przez FDA i są szeroko akceptowane jako międzynarodowy standard jakości danych:

• A – Attributable tj. Przypisane; Każdy wpis powinien być przypisa- ny do osoby, która go wprowadziła, z jednoznaczną identyfikacją (np. login użytkownika lub podpis elektroniczny). Oznacza to, że wiadomo, kto, co i kiedy zrobił – dane muszą mieć właściciela.
• L – Legible tj. Czytelne; Dane muszą być trwałe i czytelne przez cały okres przechowywania. Nieczytelne zapisy, skreślenia bez uzasadnienia czy nieautoryzowane poprawki są traktowane jako naruszenie integralności.
• C – Contemporaneous tj. Jednoczesne; Dane powinny być rejestrowane w czasie rzeczywistym, tj. w momencie, w którym są generowane. Przepisywanie danych „z pamięci” lub z notatek roboczych później jest niedozwolone, ponieważ zwiększa ryzyko błędów i manipulacji.
• O – Original tj. Oryginalne; Dane muszą być dostępne w formie oryginalnej (lub jej odpowiednio zatwierdzonej kopii). Skany, przepisywanie danych do innego dokumentu czy przenoszenie ich do arkuszy kalkulacyjnych bez walidowanego systemu może prowadzić do utraty integralności.
• A – Accurate tj. Dokładne; Dane muszą być poprawne, wolne od błędów i odzwierciedlać rzeczywisty stan operacyjny lub wynik badania.

Rozszerzenie ALCOA+ dodaje kolejne atrybuty, a w nich: kompletność (ang. complete), dzięki której wszystkie dane powinny być zachowane, również te niezgodne lub powtarzające się; nie wolno pomijać ani ukrywać wyników, które nie spełniają oczekiwań; spójność (ang. consistent) wpływająca na to, że dane muszą być chronologiczne, logiczne i nie zawierać sprzecznych informacji (np. różnice w wersjach tego samego dokumentu); trwałość (ang. endu- rance) dzięki której dane powinny być przechowywane przez cały wymagany okres retencji, w sposób zapewniający ich integralność i czytelność; oraz dostępność (ang. availability) mówiąca o tym, że dane muszą być dostępne na żądanie, np. podczas audytu lub inspekcji, w sposób umożliwiający ich natychmiastowe odczytanie i weryfikację.

Rodzaje i cykl życia danych w przemyśle farmaceutycznym

Integralność danych musi być zapewniona przez cały cykl życia danych, który obejmuje etapy: tworzenia, przetwarzania, przecho- wywania, udostępniania i archiwizacji bądź usuwania. Oznacza to, że przede wszystkim dane powinny być rejestrowane natychmiast po ich powstaniu, bez opóźnień i pośredników. Następnie mogą być analizowane lub przetwarzane, ale wyłącznie w sposób zgodny z udokumentowanymi procedurami i w systemach zatwierdzonych do takiego użytku. Dane muszą być zabezpieczone przed przypadkowym lub celowym usunięciem, modyfikacją lub zniszczeniem. Powinny być przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość i możliwość odczytu. Dostęp do danych powinien być ściśle kontrolowany, z możliwością śledzenia, kto miał dostęp i jakie operacje wykonał, a po upływie wymaganego czasu retencji mogą być usunięte tylko zgodnie z procedurą, a proces ten powinien być udokumentowany. Co istotne, termin integralności danych odnosi się zarówno do tych elektronicznych, jak i papierowych, więc w swoim zakresie będzie obejmował m.in.: dane z dokumentacji produkcyjnej (np. zapisy wytwarzania), dane analityczne z laboratoriów, dane walidacyjne, dane z monitoringu środowiskowego, dane z badań klinicznych oraz te związane z bezpieczeństwem farmakoterapii. Każdy z tych obszarów podlega ścisłym wymaganiom dotyczącym dokumento- wania i przechowywania danych. Brak spójności lub nieczytelność danych w którymkolwiek z tych obszarów może skutkować decyzją o niewydaniu lub wycofaniu produktu z rynku.

Agencje regulacyjne na całym świecie – w tym FDA czy WHO – jasno określają wymogi związane z zarządzaniem danymi. Kluczowe dokumenty regulacyjne to m.in.:

• FDA 21 CFR Part 11 – wymagania dotyczące elektronicznych zapisów i podpisów,
• EU GMP Annex 11 – wytyczne dotyczące systemów skomputeryzowanych,
• PIC/S PI 041 – przewodnik dotyczący integralności danych w kontekście produkcji farmaceutycznej, który stanowi jedno z najbardziej kompleksowych źródeł zaleceń dla firm stosujących Dobre Praktyki Wytwarzania (GMP),
• ICH Q7/Q9/Q10 – wytyczne odnoszące się do jakości wytwarzania, zarządzania ryzykiem oraz systemów jakości farmaceutycznej.

Instytucje regulacyjne wymagają od przedsiębiorstw wykazania, że dane generowane w procesach produkcyjnych są wiarygodne i zgodne z wymaganiami ALCOA+. Oznacza to konieczność wdrażania nie tylko odpowiednich procedur, ale też kultury organizacyjnej opartej na przejrzystości i odpowiedzialności.

Zachowanie i zapewnienie integralności przetwarzanych danych to nie tylko unikanie popełniania błędów, ale przede wszystkim brak celowych zabiegów mających na celu nieuwidaczniania tych danych np. brak śladu zmian w systemie lub możliwość korzystania z jednego konta przez wielu użytkowników. Takie sytuacje będą prowadziły do utraty wiarygodności i podważenia skuteczności wdrożonych działań i pracy systemów. Dane, które są niedokładne, niekompletne, zmienione lub niewłaściwie zarządzane, mogą prowadzić do poważnych konsekwencji: zagrożenia zdrowia pacjentów, strat finansowych, a nawet utraty licencji na produkcję.

Kluczowe obszary związane z integralnością danych

W przedsiębiorstwie farmaceutycznym dane są generowane i przetwarzane na wielu etapach – od surowców aż po końcowy produkt gotowy. W każdym z tych obszarów może dojść do błędów, manipulacji lub utraty danych, zarówno przypadkowo, jak i celowo. Identyfikacja i analiza obszarów szczególnie wrażliwych jest podstawą skutecznego systemu zapewnienia integralności danych. Integralność danych może być naruszana na wielu poziomach – od niepozornego błędu analityka, przez niedopatrzenie w walidacji systemu, aż po poważne manipulacje wynikami. Identyfikacja kluczowych obszarów ryzyka i wdrażanie odpowiednich działań prewencyjnych pozwala skutecznie chronić dane i uniknąć poważnych konsekwencji – zarówno regulacyjnych, jak i etycznych.

Dokumentacja papierowa

Mimo rosnącej cyfryzacji, dokumenty papierowe (np. dzienniki laboratoryjne, formularze produkcyjne, zapisy konserwacji) nadal są powszechnie używane. Ich ręczne prowadzenie niesie poważne zagrożenia takie jak: nieczytelne wpisy (np. nieczytelne pismo, korekty długopisem bez uzasadnienia), brak podpisu lub daty, dopisywanie danych po czasie, czy przechowywanie dokumentów w nieuporządkowany sposób, bez kontroli wersji. Oczywistym rozwiązaniem dla tych problemów będą regularne szkolenia z zasad prowadzenia dokumentacji zgodnie z ALCOA+, a także wdrożenie jasnych procedur dla zapisów ręcznych i korekt. Dodatkowo regularne audyty dokumentów papierowych i stosowanie unikalnych numerów formularzy i kontrola wersji pomogą zapanować nad kontynuacją procesów i umożliwią ciągłe doskonalenie.

Systemy skomputeryzowane

Systemy informatyczne, takie jak LIMS, SCADA, czy ERP są powszechnie używane do rejestrowania i zarządzania danymi produkcyjnymi, analitycznymi i jakościowy- mi. Ryzyko w tych systemach wynika głównie z braku walidacji systemów przed ich wdrożeniem oraz niewystarczającej kontroli dostępu – użytkownicy mogą mieć zbyt szerokie uprawnienia. Istotnymi funkcjami takich systemów będzie możliwość audit trail oraz tworzenie zabezpieczeń kopii zapasowych. Aby zapewnić integralność danych w systemach skomputeryzowanych zaleca się przeprowadzenie pełnej walidacji systemów zgodnie z GAMP 5, stosowanie rozdzielonych ról użytkowników oraz aktywację funkcji audit trail i jej regularne przeglądanie.

Procesy analityczne i laboratoria kontroli jakości

Laboratoria (QC, R&D) są obszarami o szczególnie wysokim ryzyku, ponieważ dane generowane w analizach chemicznych i mikrobiologicznych są podstawą decyzji o uwolnieniu partii. Typowe zagrożenia wynikające z aktywności laboratorium to ręczne przepisywanie wyników z urządzeń pomiarowych, pomijanie wyników odbiegających od oczekiwań (wyników OOS, OOT), brak pełnej dokumentacji dotyczącej powtórzeń analiz oraz korzystanie z tymczasowych plików (np. lokalnych kopii), które nie są zabezpieczone przed modyfikacją.

Zarządzanie personelem

Czynniki ludzkie są często głównym źródłem błędów i naruszeń integralności danych. Brak świadomości konsekwencji błędnego lub niepełnego zapisu, a także działanie pod presją czasu lub wyników stanowią oczywiste środowisko do popełniania niezamierzonych pomyłek. Budowanie kultury odpowiedzialności i szerzenie świadomości na temat jakości będzie konsekwentnie eliminowało ten problem wzmagając przejrzystość i zaufanie wśród personelu.

Rola działów IT oraz Zapewnienia Jakości

W przedsiębiorstwie farmaceutycznym integralność danych to kwestia krytyczna, która wymaga ścisłej współpracy różnych działów, a przede wszystkim działu jakości (QA) oraz działu IT. Dział jakości jest sercem systemu zapewniania integralności danych. Jego zadaniem jest nadzorowanie, kontrola i ciągłe doskonalenie procesów związanych z rejestracją, przetwarzaniem i przechowywaniem danych. Dział IT odpowiada za techniczną stronę zarządzania danymi – wdrożenie, utrzymanie i zabezpieczenie infrastruktury informatycznej, która wspiera procesy produkcyjne i jakościowe. Oba te obszary pełnią uzupełniające się funkcje, które razem tworzą solidne fundamenty systemu zarządzania danymi oraz spełniają wymagania regulacyjne. Tylko ich ścisła współpraca gwarantuje, że dane są rzetelne, bezpieczne i wiarygodne – a tym samym produkty farmaceutyczne spełniają najwyższe standardy jakości i bezpieczeństwa.

Do głównych zadań pracowników odpowiedzialnych za zapewnienie jakości w zakresie integralności danych należy:

1. Opracowywanie i nadzorowanie polityk oraz procedur dotyczących integralności danych, takich jak zasady ALCOA+, procedury obsługi systemów, zarządzania dokumentacją, postępowania z danymi niezgodnymi itp. Dzięki tym dokumentom wszyscy pracownicy mają jasne wytyczne dotyczące właściwego postępowania z danymi.
2. Przeprowadzanie regularnych audytów wewnętrznych, które sprawdzają zgodność procesów z obowiązującymi wymaganiami jakościowymi oraz wykrywają potencjalne luki w zabezpieczeniu integralności danych. Takie kontrole obejmują przegląd dokumentacji, systemów informatycznych, praktyk operacyjnych oraz kulturę pracy.
3. Identyfikowanie i ocena ryzyka związanego z naruszeniem integralności danych , proponowanie działań korygujących i zapobiegawczych oraz współpraca z innymi działami w celu minimalizacji tych ryzyk.
4. Organizacja i prowadzenie szkoleń dla pracowników wszystkich szczebli z zakresu zasad integralności danych, procedur operacyjnych, etyki zawodowej oraz znaczenia jakości danych dla bezpieczeństwa pacjentów.
5. Kontrola oraz formalne zatwierdzanie kluczowych dokumentów i danych (np. wyniki badań, raporty produkcyjne), co zapobiega nieautoryzowanym zmianom i błędom.
6. Aktywny udział w walidacji systemów komputerowych, które rejestrują dane produkcyjne i laboratoryjne, oceniając ich zgodność z wymaganiami GxP oraz integralnością danych.

Z kolei rolą działu IT w zakresie integralności danych będą: implementacja i utrzymanie systemów informatycznych (instalacja, konfiguracja), zapewnienie bezpieczeństwa danych (współpraca przy walidacji systemu), zarządzanie dostępami i rolami poszczególnych użytkowników (zapobieganie nadużyciom) oraz monitorowanie logów systemowych i szkolenia techniczne.

Synergia tych dwóch obszarów powinna w dużej mierze opierać się na współpracy od samego początku. Od samego początku wdrożeń nowych rozwiązań informatycznych, QA i IT powinny ściśle współpracować przy definiowaniu wymagań dotyczących integralności danych, aby systemy były projektowane z myślą o łatwej kontroli, transparentności i zgodności z przepisami. Wspólne szkolenia oraz komunikacja między działami pomagają ujednolicić podejście pracowników do kwestii integralności danych, minimalizując ryzyko błędów ludzkich oraz zagrożeń technicznych.

Przyszłość – trendy i wyzwania

Integralność danych w przemyśle farmaceutycznym to obszar dynamicznie rozwijający się pod wpływem rosnących wymagań regulacyjnych, postępu technologicznego oraz zmieniających się modeli biznesowych. Przyszłość niesie ze sobą zarówno nowe możliwości, jak i znaczące wyzwania, które będą wymagały od przedsiębiorstw innowacyjności, elastyczności i ciągłego doskonalenia systemów zarządzania danymi.

Jednym z najsilniejszych trendów wpływających na integralność danych jest szeroko pojęta cyfryzacja produkcji i laboratoriów oraz automatyzacja procesów rejestracji i analizy danych. Bezpośrednie przesyłanie danych z maszyn i urządzeń do systemów LIMS, MES czy ERP eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych, co zmniejsza ryzyko błędów i utraty integralności. Z kolei otwarcie się na wykorzystywanie AI do analizy danych procesowych i jakościowych pozwala na wczesne wykrywanie anomalii, potencjalnych błędów i niezgodności, co wspiera proaktywne zarządzanie jakością. Coraz więcej przedsiębiorstw farmaceutycznych przenosi swoje systemy do chmury, co niesie za sobą zarówno korzyści, jak i wyzwania. Przenoszenie systemów do środowisk chmurowych wymaga nowych form zabezpieczeń, zgodności z regulacjami dotyczącymi lokalizacji danych (np. RODO) oraz zapewnienia ciągłości śladu audytowego. Chociaż chmura zwiększa dostępność danych, wymaga jeszcze większego rygoru w zarządzaniu. Do niepodważalnych zalet chmury należą: skalowalność, elastyczność dostępu, łatwiejsza współpraca między działami i lokalizacjami i automatyczne aktualizacje systemów. Z drugiej strony szczególnym wyznawaniem będą tutaj: zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych w środowisku zewnętrznym, spełnienie wymagań regulacyjnych dotyczących lokalizacji danych, kontroli dostępu i audytów. Wymaga to ścisłej współpracy z dostawcami usług chmurowych oraz regularnych audytów bezpieczeństwa.

Agencje regulacyjne, takie jak FDA, EMA czy polski URPL, stale aktualizują wytyczne dotyczące integralności danych. Rośnie szczegółowość wymagań dotyczących audytów, przechowywania i śledzenia danych, a także obowiązek wdrożenia polityk zarządzania ryzykiem w zakresie integralności. W konsekwencji następuje konieczność ciągłej adaptacji systemów, szkoleń oraz procedur w celu utrzymania zgodności z globalnymi standardami, co podnosi koszty i wymaga specjalistycznej wiedzy.

Podsumowanie

Przyszłość integralności danych w przemyśle farmaceutycznym to złożony ekosystem, w którym technologia, regulacje i kultura organizacyjna współdziałają, aby sprostać rosnącym wymaganiom jakościowym i bezpieczeństwa. Firmy, które inwestują w nowoczesne systemy IT, rozwijają kompetencje zespołów jakościowych i IT oraz konsekwentnie budują kulturę transparentności i odpowiedzialności, zyskają przewagę konkurencyjną oraz zaufanie regulatorów i pacjentów. Tylko takie zintegrowane działania pozwolą budować organizacje odporne na błędy, audyty i zmieniające się wymagania regulacyjne. W dobie cyfrowej transformacji, integralność danych staje się kluczowym wyznacznikiem dojrzałości i odpowiedzialności każdego przedsiębiorstwa farmaceutycznego.

Zobacz również: Rezon Bio: polskie doświadczenie w rozwoju i produkcji leków biologicznych na globalnym rynku CDMO

Przejdź do artykułu