Doskonałość Operacyjna kluczem do sukcesu na rynku farmaceutycznym

Kategoria: Produkcja i maszyny
5 min. czytania

Ostatnie lata dla przedsiębiorców z pewnością nie należały do najłatwiejszych: pandemia, zmiany regulacyjne, wojna w Ukrainie, wysoka inflacja czy galopujące ceny energii skłoniły wszystkie firmy, niezależnie od ich wielkości czy branży, do weryfikacji swych strategii i procesów. Marnotrawstwo czy niedoskonała organizacja pracy, problemy z kulturą organizacyjną niegdyś ignorowane bądź tolerowane, w epoce ciągłych turbulencji na rynku stały się dla nich śmiertelnym zagrożeniem, niosącym ryzyko utraty konkurencyjności, a w wielu przypadkach znaczące obniżenie rentowności funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Przemysł farmaceutyczny stawia na efektywność

W tym kontekście branża farmaceutyczna nie stanowi wyjątku i musi mierzyć się z podobnymi, bezprecedensowymi wyzwaniami. Wszystkie wymienione czynniki niewątpliwie zachwiały bowiem stabilnością globalnego „farmaceutycznego łańcucha dostaw”.

Jednocześnie nowe uwarunkowania stwarzają olbrzymią szansę dla polskiego przemysłu farmaceutycznego, ponieważ okazało się, że obywatele państw opierających swoje bezpieczeństwo lekowe na imporcie preparatów zza granicy mogą z dnia na dzień zostać pozbawieni dostępu do produktów ratujących zdrowie i życie. Jednak wzmocnienie własnego potencjału należy rozpocząć od efektywnego wykorzystania zasobów organizacji, minimalizacji błędów i wad, redukcji czasu cyklu, optymalizacji przepływu pracy oraz zapewnieniu spójności i powtarzalności w działaniach. Jednym słowem – zbudowania Doskonałości Operacyjnej swej organizacji.

„Zdanie, które lubię często powtarzać: „Firmy tak skutecznie realizują swoje cele, jak efektywne są ich procesy” wskazuje, że umiejętność odpowiedniego „poukładania” owych procesów w organizacji, nie tylko operacyjnych, stanowi sedno budowania przewagi konkurencyjnej a tym samym powodowania, że osiąganie zamierzonych celów przychodzi nam po prostu łatwiej” – wyjaśnia Tomasz Bereźnicki, partner zarządzający w DPC Polska.

Przedstawiciel firmy specjalizującej się w doskonaleniu procesów oraz rozwoju kompetencji menedżerów i pracowników przekonuje, że firmy farmaceutyczne, podobnie jak w innych branżach, z perspektywy ich rozwoju operacyjnego można podzielić na cztery kategorie:

1. Firmy nieskuteczne – które nie dostarczają odpowiedniej wartości dla klienta (jakość, termin) oraz nie osiągają zakładanych wyników finansowych ze swojej działalności produkcyjnej (efektywność);
2. Firmy skuteczne – które nauczyły się dostarczać wartość dla klienta, ale nie potrafią przekładać tego na swoją efektywność;
3. Firmy efektywne – dostarczające wartość dla klienta oraz osiągające poziom efektywności na zakładanym poziomie;
4. Firmy wysokoefektywne – czyli organizacje, w których proces doskonalenia stanowi integralną część ich DNA, co pozwala na osiąganie ponadprzeciętnych wyników na tle konkurencji rynkowej.

„Każdy manager zarządza dwoma podstawowymi zasobami, którymi są pracownicy oraz procesy. Kluczową umiejętnością, pozwalającą danej firmie osiągnąć poziom wysokiej efektywności, jest budowanie zaangażowania pracowników i ciągłe zapewnianie jak najlepszych warunków do dodawania wartości, poprzez efektywność realizowanych procesów. Doskonalenie jest procesem ciągłym, który w odpowiednich warunkach i przy zaangażowaniu pracowników, użyciu odpowiednich narzędzi może sprawić, że firma będzie niedoścignionym wzorem dla konkurencji” – mówi Tomasz Bereźnicki.

Nie koszty i zyski, tylko przepustowość i terminowość

Specyfika przemysłu farmaceutycznego powoduje, że od „ilości” zdecydowanie istotniejsza okazuje się jakość finalnego produktu oraz stabilność i terminowość jego dostaw. Najmniejszy błąd skutkować może wycofaniem całej linii z rynku bądź magazynów, narażając organizację na gigantyczne straty finansowe i wizerunkowe. W samym procesie produkcyjnym zaś liczy się nie tyle koszt pracy ludzkiej, ile przepustowość oraz efektywność, chociażby w obszarze przezbrajania maszyn.

„Każdy świadomy menedżer w branży farmaceutycznej doskonale zdaje sobie sprawę, że należy skracać czasy przezbrojeń maszyn, tym samym zwiększać ich dostępność do wytwarzania produktów, co przekłada się na poprawę efektywności i obniżanie COGSy (Cost of Goods Sold). Świetnym narzędziem do redukcji czasów przezbrojeń jest SMED (Single Minutes Exchange of Die). Oczywiście istnieją również inne narzędzia – chodzi o to, aby każda firma określiła własną drogę doskonalenia swoich procesów i wpisała te działania jako rutynę codziennej pracy” – zauważa partner w DPC Polska.

Standardy efektywnego przedsiębiorstwa

Ekspert tłumaczy, że na Doskonałość Operacyjną organizacji, rozumianą jako zdolność do nieustannego eliminowania marnotrawstw, składają się trzy elementy, stanowiące łącznie system zarządzania procesami oparty na standardach.

1. Standard procesów – mówiący o dojrzałości procesowej w organizacji, gdzie oprócz instrukcji stanowiskowych dla pracowników, każdy istotny proces w organizacji jest zmapowany (tj. posiada mapę przepływu procesu), oraz zwymiarowany (posiada określony czas realizacji każdego kroku w procesie).

W konsekwencji każdy proces ma określony standard realizacji – np. przy pomocy Mapy Strumienia Wartości (VSM – Value Stream Mapping), który jest zakomunikowany do pracowników realizujących procesy i przez nich przestrzegany.

2. Standard zarządzania – o ile w firmach farmaceutycznych standard procesów jest często osiągany bez większych komplikacji, tzn. mamy jasno opisane i zmapowane procesy, o tyle standard zarządzania zazwyczaj nie jest jasno zdefiniowany.

Mówi on o rutynie pracy osób zarządzających, szczególnie na niskim i średnim poziomie zarządzania, co wynika z potrzeby efektywnego zarządzania pracownikami i procesami. Jasno określone zasady zarządzania (odprawy/spotkania z pracownikami, omawianie realizacji celów, udzielanie informacji zwrotnej, ocena pracowników, angażowanie pracowników w proces doskonalenia, rozwój pracowników przy użyciu matrycy kompetencji etc.) to tylko przykłady narzędzi, które mogą być zdefiniowane jako elementy obowiązującego standardu zarządzania w organizacji.

3. Standard doskonalenia – mówiący o narzędziach, jakimi będzie posługiwała się organizacja oraz zatrudnione w niej osoby z różnych poziomów w firmie do doskonalenia procesów i poprawy ich funkcjonowania. Takie podejście powoduje, że „nikt niczego się nie domyśla”, pracownicy mają świadomość swojej roli i odpowiedzialności w procesie ciągłego doskonalenia.

„Spełnianie wszystkich tych trzech standardów w kontekście funkcjonowania firmy powoduje, że jako organizacja posiadamy fundamentalne zasady tworzenia organizacji wysokoefektywnej i nie chodzi tu tylko o zaangażowanie pracowników na każdym poziomie, które jest nieocenione” – podkreśla Tomasz Bereźnicki.

Jasno określone i zdefiniowane procesy, operowanie wskaźnikami określającymi efektywność działań i omawianie ich z pracownikami na każdym poziomie organizacji, PDCA (umiejętność identyfikowania problemów, których rozwiązanie jest najbardziej istotne na danym etapie rozwoju organizacji) – wszystkie te elementy składają się na Doskonałość Operacyjną w sektorze farmacji.

„Branża farmaceutyczna w Polsce jest dzisiaj wysoko konkurencyjna, umiejętność radzenia sobie z efektywnością realizowanych procesów, rozumienie aktualnych wyzwań biznesowych i przenoszenie strategii na działania operacyjne jest wyzwaniem dla Top Managementu. To dlatego coraz częściej Doskonałość Operacyjną można dostrzec jako element strategii rozwoju firm farmaceutycznych” – konkluduje przedstawiciel DPC Polska.