Od czego zacząć: case study
System łańcuchów logistycznych na rynku farmaceutycznym jest związany z wielopodmiotowością. Liczba modeli dystrybucyjnych i uczestniczących w nich podmiotów, dzięki którym produkty trafiają na półki aptek jest szeroka. Wśród nich wyróżniane są przede wszystkim:
• Model klasyczny z hurtownią właściciela produktów
• Model ze sprzedającą hurtownią DTP/DTH
• Model ze sprzedającym MAH-em
• Model z zagraniczną hurtownią
Odpowiednio dobrany, każdy z tych modeli może wesprzeć producenta w szybszej realizacji przyjętej strategii biznesowej, zapewniając wymierne oszczędności, jak i efektywnie redukując ryzyka wynikające z pomyłek w procesach operacyjnych. Dlatego rola partnera logistycznego, hurtowni, jest tak istotna. Dostawca usług magazynowo-logistycznych, który posiada odpowiednie doświadczenie w realizacji projektów dla podmiotów farmaceutycznych w różnych modelach, może doradzić najefektywniejsze rozwiązanie dla danego producenta i jego unikalnych potrzeb.
W procesie przetargowym warto poprosić oferentów o przedstawienie case study ze zrealizowanych projektów farmaceutycznych. Przykłady wdrożeń umożliwiają zaprezentowanie rozwiązań magazynowych dostawcy, na podstawie których można ocenić m.in. jego zdolność do przeprowadzenia integracji kanałów dystrybucyjnych w jeden system. Elastyczność systemów IT po stronie operatora magazynu tworzy ramy wspierające nie tylko fizyczne procesy przepływu produktów, ale również procesy raportowania obrotu produktami czy fakturowania. Taka integracja zwiększa bezpieczeństwo całego łańcucha i może wygenerować realne oszczędności.
Organizacja magazynu
Aranżacja przestrzeni magazynu, w którym są przechowywane produkty farmaceutyczne musi spełniać bardzo restrykcyjne wymagania. Pomieszczenia oraz wyposażenie, wykorzystywane w dystrybucji leków na poziomie hurtowym, musza być poddawane regularny badaniom technicznym, aby zapewniać utrzymanie stabilnych warunków. Konieczne jest także wyznaczenie optymalnych stref: załadunku i rozładunku, przyjmowania towarów; kompletacji zamówień; wysyłek i właściwej przestrzeni magazynowej.
Poza aspektem związanym z organizacją przestrzeni magazynowej, ogromną rolę odgrywają procedury i systemy bezpieczeństwa. Składają się na nią m.in. ochrona fizyczna, narzędzia monitorujące przestrzeń w magazynie i poza nim, alarmy i czujki przeciwpożarowe, odpowiednie zabezpieczenia fizycznego dostępu a także systemy nadzorujące infrastrukturę techniczną i monitorujące parametry środowiskowe. Warto dopytać operatora logistycznego także o to, w jaki sposób przygotował się na nieoczekiwane sytuacje kryzysowe, np. odcięcie zewnętrznego zasilania w magazynie. Czy posiada on specjalistyczny sprzęt, który zapewni ciągłość funkcjonowania systemów odpowiedzialnych choćby za stabilizację temperatury na konkretnym poziomie przez dłuższy okres czasu. A może operator zobowiązał się w ofercie do podstawienia do magazynu specjalistycznego pojazdu chłodzącego, który w sytuacji kryzysowej umożliwi przeniesienie produktów do bezpiecznej, alternatywnej lokalizacji? W tym drugim przypadku należy zwrócić uwagę na deklarowany w ofercie RTO – i czy nie jest on nieprawdopodobnie krótki. Jeżeli dana ta zwróci uwagę podczas analizy, koniecznie należy dopytać w jaki sposób została ona obliczona.
Specjalizacja pracowników magazynu logistycznego
Fundamentem dla skutecznych, ciągłych i bezpiecznych operacji logistycznych dla sektora farmaceutycznego jest człowiek. Mimo wymogów prawnych dotyczących wyposażenia sprzętowego i technicznego magazynów logistycznych, nowoczesnych systemów IT wspierających ich funkcjonowanie, czynnik ludzki ma decydujące znaczenie, czy wszystkie te rozwiązania zostaną prawidłowo zastosowane. To od zespołu magazynowego zależy to, czy wszystkie regulacje będą należycie przestrzegane – praca na rzecz sektora farmaceutycznego wymaga specyficznego charakteru oraz odpowiedniej pieczołowitości pracownika. Dlatego podczas procesu analizy oferty operatora logistycznego warto zapytać o możliwość zaprezentowania zespołu operatorów i farmaceutów i ich doświadczenia w pracy z produktami farmaceutycznymi, stosowanych przez oferenta procesów szkolenia,. To od tych osób będzie zależało to, czy leki będą przechowywane bezpiecznie – i czy będą bezpiecznie wysyłane do aptek oraz pacjentów. Ostatecznie to zawsze człowiek jest odpowiedzialni za podejmowanie decyzji mających wpływ na jakość procesu magazynowego.
Walidacja danych
Dbanie o odpowiednie gromadzenie, przechowywanie i analizę danych na temat produktów farmaceutycznych stanowi podstawę europejskiego systemu zabezpieczającego pewność i zaufanie do obrotu lekami. Głównym narzędziem w tym procesie jest serializacja leków (dyrektywa 8 czerwca 2011r.) Jest to praktyka, która zapewnia unikalny kod produktu, numer partii, datę ważności oraz numer seryjny. Podany numer służy do śledzenia i analizy czy produkt pozostawał cały czas w legalnym łańcuchu dostaw. Operatorzy magazynowi mają krytyczną rolę do odegrania w realizacji zobowiązań regulacyjnych w tym zakresie i mogą stanowić źródło wsparcia dla realizacji celów sprzedażowych producenta.
Ponadto zgodnie z wymogami prawa systemy zarówno po stronie dostawcy, jak i firmy farmaceutyczne podlegają walidacji. Analizując ofertę realizacji usługi, warto dopytać o to czy i w jakim zakresie oferent może wspierać zamawiającego w realizacji tych obowiązków.
Operational excellence
Pomyłki są częścią każdego procesu, także magazynowego. Istnieją jednak narzędzia i protokoły, które można wykorzystać do tego, by na bieżąco monitorować procesy magazynowe i dokonywać eliminacji elementów, które zwiększają ryzyko wystąpienia błędów. Wiodący dostawcy usług magazynowych posługują się na co dzień tego rodzaju narzędziami, by na podstawie danych dostosowywać zarówno przestrzeń fizyczną magazynu, procesy szkolenia pracowników czy zakres wykonywanych przez daną osobę czynności na terenie hurtowni. Warto zapytać potencjalnego kontrahenta o to, jak wygląda jego proces projektowania procesów, monitorowania i podnoszenia jakości.
Innym aspektem optymalizacji działań przy wykorzystaniu tego typu systemów w działaniu magazynu jest realizacja celów zrównoważonego rozwoju. Dzięki odpowiednio ułożonym procesom ludzkim, a także nowoczesnym rozwiązaniom technologicznym w zakresie infrastruktury budynku, również magazyny dedykowane przechowywaniu produktów farmaceutycznych mogą efektywnie zredukować swoje zapotrzebowanie na energię elektryczną, a tym samym – swój ślad węglowy.
Inne elementy, na które warto zwrócić uwagę w ofercie:
1. Specyfikacja techniczna magazynu:
a. Warunki techniczne budynku – i wspierane systemy zarządzania infrastrukturą techniczną
b. Zakresy temperaturowe, które obsługuje oferowany magazyn – w relacji do portfolio produktowego
c. Narzędzia i procesy stosowane do monitorowania i zapewnienia odpowiednich parametrów środowiskowych magazynu
d. Czy pomieszczenia są kwalifikowane przez dostawcę usługi – włączając w to wymagane prawem mapowanie
2. Jakie wsparcie potencjalny kontrahent oferuje zamawiającemu w zakresie przygotowania i wdrożenia systemu jakości?
Artykuł został opublikowany w kwartalniku "Świat Przemysłu Farmaceutycznego" 2/2023
