Transport drogowy produktów farmaceutycznych – na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy spedycyjnej

Kategoria: Logistyka
4 min. czytania

Fundamentem realizacji dystrybucji produktów farmaceutycznych w modelu drogowym są kryteria Good Distribution Practice. GDP to zestaw standardów i regulacji, które określają, w jaki sposób leki, mają być transportowane, aby zachować ich jakość i skuteczność. Z tego względu jakiekolwiek rozmowy z potencjalnym partnerem warto rozpocząć od zadania kilku pytań w tym obszarze, np.:

1. W jaki sposób realizowane są wymagania GDP w Waszej firmie?
2. W jaki sposób zabezpieczają Państwo interes swojego Klienta?
3. Skąd mają Państwo pewność, że Wasz system jakości działa?
4. W jaki sposób odbywa się proces wdrożenia pracowników do obsługi transportów farmaceutycznych?

Jeżeli przekazane wypowiedzi sformułowane są w sposób ogólnikowy bądź wymijający, to jest to sygnał, że przed podjęciem finalnej decyzji o współpracy, powinien zostać dokonany szczególnie wnikliwy audyt procedur takiego oferenta.

Certyfikacje i Systemy Jakości
Niezawodny partner powinien ponadto posiadać certyfikaty potwierdzające jakość świadczonych usług. Najpopularniejsze dokumenty tego rodzaju wśród czołowych dostawców usług logistycznych dla sektora farmaceutycznego to m.in. ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000. Dla przykładu DSV działa m.in. w oparciu o ISO 9001, a procedury objęte certyfikatem są dostosowane do wymogów jakościowych GDP. W zależności od potrzeb zamawiającego należy sprawdzić także to, czy dany podmiot posiada np. tytuł AEO (Upoważniony Operator Eksportu/Importu). Bez tego dany podmiot nie może zgodnie z prawem wspierać producenta w zakresie operacji importowych czy eksportowych.

W codziennej realizacji zadań najważniejszą rolę odgrywają jednak systemy utrzymania jakości, tzw. QMS, które powinien wdrożyć każdy podmiot realizujący usługi logistyczne na rzecz sektora farmaceutycznego. Dostawa leków to nie tylko droga z punktu A do B, ale przede wszystkim praca wielu osób, których działania, na różnych etapach, mogą wpłynąć na to, czy produkt zostanie dostarczony w sposób bezpieczny.

Przykładowo, wewnętrzny System Zarządzania Jakością QMS w DSV obejmuje szeroki zakres kluczowych kategorii objętych monitoringiem. Są to m.in. polityka jakości, zdolności sieci, szkolenia i świadomość pracowników, kontrole dokumentacji i rejestrów, postępowanie w przypadku niezgodności i korekty, kontrola zmian, program audytów i inspekcji, przeglądy zarządzania, zarządzanie ryzykiem, infrastrukturę i wyposażenie czy procedury odwoławcze.

Procedury jakościowe
Oprócz certyfikacji warto również zweryfikować, czy procedury jakościowe są praktykowane w rzeczywistości, a nie tylko na papierze. Istnieje kilka możliwości, aby to sprawdzić:

• Przeprowadzenie osobistego audytu przez przedstawicieli zamawiającego, obejmującego kontrolę systemu jakości, procedur oraz procesów obsługi.
• Sprawdzenie referencji udzielonych firmie logistycznej przez klientów, którzy korzystali z jej usług w przeszłości.

Niezależenie od wyników procedury weryfikacyjnej, warto zabezpieczyć każdą umowę z zewnętrznym partnerem podpisaniem dodatkowej Umowy Jakościowej. Umowa jakościowa precyzyjnie określa, jakie standardy muszą być spełnione podczas transportu leków i stanowi punkt odniesienia dla obydwu stron.

Kontrola Środków Transportu
Jako jeden z elementów audytu warto uwzględnić także kontrolę jakości środków transportu, innymi słowy floty, którą partner będzie wykorzystywał w procesie realizacji usług na rzecz zamawiającego. Gdy produkt opuści hurtownię, to właśnie od stanu i warunków technicznych pojazdu zależy to, czy w transporcie nie dojdzie do jego uszkodzenia. Jakie pytania kontrolne można postawić?

• Czy potencjalny partner logistyczny posiada własną flotę, czy korzysta z podwykonawców?
• Jakie rodzaje środków transportu są dostępne?
• Czy potencjalny partner dysponuje w swojej flocie specjalistycznymi pojazdami odpowiednimi dla transportu ładunków, które wymagają określonych warunków przechowywania (np. chłodzenia)?
• Jakie metody monitoringu warunków przechowywania w pojazdach są stosowane (np. w zakresie kontroli temperatury czy wilgotności)
• Do kogo należą pojazdy – kto odpowiada w razie sytuacji awaryjnej?
• Czy środki transportu są zgłoszone do GIF?

Wyzwaniem dla wielu producentów produktów farmaceutycznych jest ocena tego, czy operator logistyczny, który w procesie świadczenia usługi, korzysta z usług zewnętrznych przewoźników, jest w stanie zagwarantować jakość wykonywania działań przez dostawców. Wiele podmiotów na rynku TSL wdrożyło w odpowiedzi na tę potrzebę rozwiązania IT, takie jak np. TMS/HMS, które wykorzystuje m.in. DSV. System weryfikuje wiarygodność podwykonawcy, sprawdza aktualność kalibracji wykorzystywanego przez niego wyposażenia, analizuje historię współpracy pod kątem szkodowości oraz jakości komunikacji i czuwa nad tym, by każdy z pracowników dostawców posiadał aktualne szkolenia jakościowe.

Zarządzanie ryzykiem:
Rozwiązania stosowane w łańcuchu dostaw zawsze muszą być przygotowane na zaistnienie nieprzewidywalnych zdarzeń i sytuacji kryzysowych, takich jak np. utrata kontroli nad temperaturą podczas transportu produktów, zdarzenia na drodze.

Z myślą o takich wydarzeniach bardzo pomocne są szczegółowe procedury opisujące zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych. W DSV również korzystamy z nowoczesnych rozwiązań, które są częścią procedur jakościowych Healthcare Quality Management System, które są wykorzystywane w ramach QMS, pozwalają na dokładną ocenę ryzyka związanego z transportem produktów leczniczych, w tym także ryzyk występujących na trasie przejazdu, i na ich analizę w czasie rzeczywistym.

Rodzaj i jakość danych zbieranych przez operatorów logistycznych umożliwiają nie tylko minimalizację potencjalnych zagrożeń w łańcuchach dostaw. Warto dopytać operatora o to, w jaki sposób monitoruje swój ślad węglowy oraz działa na rzecz ograniczenia wpływu na środowisko. Redukcja emisji CO2 wytwarzanych w łańcuchu dostaw może być wsparciem dla realizacji celów ESG zamawiającego. Odpowiedzialny partner logistyczny będzie posiadał rozwiązania, które umożliwią ich realizację przy jednoczesnym zwiększeniu przewidywalności dostaw.

Artykuł ukazał się w kwartalniku "Świat Przemysłu Farmaceutycznego" 4/2023

Dodatkowe informacje

Artykuł pojawił się na łamach kwartalnika „Świat Przemysłu Farmaceutycznego” 4/2023

Autorzy

  • Marcin Wnęk

    Business Development Manager
    w DSV – Global Transport and Logistics