GEMBA Walk – Filozofia czy Narzędzie o ogromnej sile oddziaływania (cz. 1)

Kategoria: Produkcja i maszyny
5 min. czytania

Moim rozumieniem słowa GEMBA jest miejsce, gdzie rzeczy się wydarzają. Jest znajomością tego, co wydarza się w hali, czyli obserwacją problemów, udoskonaleń, dokonanych zmian. To najskuteczniejszy sposób na uchwycenie faktów, znalezienia problemu i obszarów do doskonalenia.”

Ritsuo Shingo

Gemba Walk to termin pochodzący z japońskiej terminologii zarządzania, który dosłownie oznacza „miejsce gdzie powstaje wartość dla klienta”. Czasami tłumaczone jest jako  „miejsce prawdy” lub „miejsce wydarzeń”. Jest to praktyka polegająca na bezpośrednim obserwowaniu działalności operacyjnej w miejscu jej realizacji, aby lepiej zrozumieć procesy, identyfikować potencjalne problemy oraz wspierać ciągłe doskonalenie. Jednakże, aby właściwie zrozumieć zasięg i znaczenie Gemba Walk, ważne jest zdefiniowanie, czym ona jest, a czym nie jest.

Ten artykuł dostępny jest w całości w kwartalniku Świat Przemysłu Farmaceutycznego

Zapraszamy do zamówienia prenumeraty
Gemba Walk nie jest jedynie rutynowym przeglądem zakładu produkcyjnego. To więcej niż tylko obchód terenów produkcyjnych. To podejście, które zakłada wnikliwe spojrzenie na cały proces działalności firmy, włączając w to zarządzanie, obsługę klienta, a nawet aspekty administracyjne. Jest to narzędzie, które umożliwia zarządzającym bezpośredni kontakt z rzeczywistością działalności organizacji.

Gemba Walk nie jest jedynie rutynowym przeglądem zakładu produkcyjnego. To więcej niż tylko obchód terenów produkcyjnych. To podejście, które zakłada wnikliwe spojrzenie na cały proces działalności firmy, włączając w to zarządzanie, obsługę klienta, a nawet aspekty administracyjne. Jest to narzędzie, które umożliwia zarządzającym bezpośredni kontakt z rzeczywistością działalności organizacji.

Czym Gemba Walk nie jest?

  • Formą mikrozarządzania, gdzie lider próbuje złapać błędy zrobione przez innych pracowników firmy
  • Ocenianiem efektywności ludzi lub poszukiwania kto wykonał coś źle
  • Kolejnym audytem najczęściej produkcji
  • Dochodzeniem lub poszukiwaniem winnych do „spalenia na stosie”

Rodzaje i cele Gemba Walk mogą się różnić w zależności od kontekstu i celów organizacji. Mogą one obejmować:

  • Gemba Walk zorientowany na poprawę jakości, którego celem jest identyfikacja potencjalnych obszarów problemowych w procesach produkcyjnych lub usługowych, aby wprowadzać ulepszenia i zapewniać lepszą jakość produktów lub usług.
  • Gemba Walk zorientowany na ciągłe doskonalenie, który skupia się na identyfikowaniu sposobów usprawnienia procesów, eliminacji marnotrawstwa i podnoszeniu efektywności operacyjnej.
  • Gemba Walk zorientowany na bezpieczeństwo, który koncentruje się na identyfikacji zagrożeń dla zdrowia i bezpieczeństwa pracowników oraz na promowaniu świadomości i praktyk bezpieczeństwa.
  • Gemba Walk Kierownictwa nastawiony na budowanie kultury organizacyjnej, wzmacnianie zaufania do kadry zarządzającej, pogłębiania wiedzy o procesie i problemach oraz daje szansę na znajdowanie konkretnych rozwiązań, na poprawę bezpieczeństwa i warunków pracy pracowników firmy
  • Gemba Walk w ramach Standaryzowanej Pracy Menedżera najczęściej posiada konkretny temat (np. bezpieczeństwo, przepływ, proces lub zaangażowanie ludzi) a czasem nawet własną agendę, robiony jest cyklicznie w regularnych interwałach (najczęściej tygodniowo)
  • Gemba Walk do rozwiązania konkretnego problemu stosowany jest do obserwacji i zdobycia informacji z „pierwszej ręki”, rozmowy z osobami najbliżej problemu oraz identyfikacji i określenia przyczyny źródłowej problemu, a także weryfikacji jak skutecznie rozwiązujemy nasze problemy

Cele Gemba Walk

Celem Gemba Walk jest dobre zrozumienie stanu obecnego procesu tworzenia wartości (strumień wartości) na czterech poziomach:

Purpose (cel nadrzędny)

Process (proces)

People (ludzie)

Problem Solving (rozwiązywanie problemów)

Korzyści Gemba Walk

  • Zapewnia najlepsze dopasowanie i spójność pomiędzy decyzjami kierownictwa a dodawaniem wartości w procesach produkcyjnych oraz biurowych, dzięki bezpośredniej pracy z ludźmi zapewnia największa precyzję zaproponowanych i wdrożonych rozwiązań oraz potencjalnych inwestycji
  • Pomaga w pozytywnym „podłączeniu” ludzi do strategii firmy w taki sposób, aby pracownicy mieli realną szansę na lepsze rozumienie strategii oraz zaangażowanie. Daje możliwość połączenia zasad z zachowaniami bez ograniczeń jakie niesie struktura organizacyjna
  • Rozwija niezbędną empatię u Kierownictwa firmy w pozytywnym nastawieniu do rozwiązywania codziennych problemów pracowników przy linii produkcyjnej lub w obszarach biurowych. Daje siłę!
  • Buduje relację pomiędzy Kierownictwem i wszystkim pracownikami wykonującymi codzienną pracę i dodających wartość na rzecz klientów firmy

Jaka jest więc recepta na udaną GW?

To ciekawość, uważność, słuchanie (a nie tylko słyszenie) oraz szacunek są kluczowymi elementami, które gwarantują udaną i angażującą GW z kilku powodów:

👉 Ciekawość motywuje do zgłębiania i zrozumienia procesów oraz sytuacji na miejscu pracy. Liderzy, którzy są ciekawi, zadają pytania, poszukują wiedzy i szukają możliwości doskonalenia, co prowadzi do odkrycia ukrytych problemów i potencjalnych możliwości usprawnień.

👉 Uważność oznacza skupienie się na obecnym momencie i zrozumienie otoczenia oraz kontekstu. Kiedy liderzy praktykują uważność podczas GW, są bardziej skłonni do zauważania subtelnych szczegółów, które mogą być istotne dla zrozumienia procesów i potrzeb pracowników.

👉 Słuchanie oznacza aktywne i głębokie angażowanie się w to, co mówią inni, zrozumienie ich punktu widzenia i respektowanie ich opinii. Podczas GW, słuchanie pracowników jest kluczowe, ponieważ pozwala na uzyskanie wartościowych informacji na temat codziennych wyzwań, pomysłów na ulepszenia i potrzeb.

👉 Szacunek wobec każdego pracownika jest fundamentem budowania zaufania i współpracy. Kiedy liderzy okazują szacunek wobec pracowników podczas GW, otwierają drogę do bardziej szczerych i otwartych rozmów, co sprzyja lepszemu zrozumieniu sytuacji i budowaniu pozytywnych relacji.

GW nie powinna być zarezerwowana tylko dla osób produkcyjnych. Zarządzający na różnych szczeblach organizacji również powinni korzystać z tej praktyki. Dzięki bezpośredniemu obserwowaniu rzeczywistości operacyjnej, menedżerowie mogą lepiej zrozumieć wyzwania, z którymi borykają się ich zespoły, oraz lepiej wspierać ich w rozwiązywaniu problemów i osiąganiu celów biznesowych. GW jest więc narzędziem, które powinno być stosowane na wszystkich szczeblach zarządzania, aby wspierać ciągłe doskonalenie i osiągać sukces organizacyjny.

GW jest wzorcowym zachowaniem Zespołów Zarządzających. Dlaczego? Gdyż doskonałe rezultaty (KPI) wymagają wzorcowych zachowań (KBI).

Jednym z nich jest odwaga i zarazem umiejętność nazywania problemów po imieniu. Warto tutaj podkreślić, że często używane są zamiennie pojęcia: wyzwanie i problem. Mają one jednak subtelne różnice w znaczeniu:

Problem to sytuacja lub stan rzeczy, który wymaga rozwiązania, ponieważ prowadzi do trudności, zakłóceń lub niepożądanych konsekwencji.

Wyzwanie również oznacza sytuację, która wymaga wysiłku lub działania, ale może być bardziej ogólnym lub pozytywnym pojęciem niż problem.

Dlaczego to takie ważne? A mianowicie dlatego, że GW jest idealnym narzędziem, by rozwiązywać problemy u źródła, pomaga budować trwałą kulturę organizacyjną, która bez wzorcowych zachowań Zespołu Zarządzającego nie ma szans się zmaterializować.

GEMBA Walk to zarówno filozofia, która podkreśla znaczenie bezpośredniego zaangażowania się liderów w procesy operacyjne, jak i narzędzie, które umożliwia praktyczne realizowanie tej filozofii poprzez systematyczne wizyty i interakcje na miejscu pracy. Dzięki temu GW ma ogromną siłę oddziaływania na kulturę organizacyjną, poprawę efektywności operacyjnej oraz rozwój pracowników poprzez budowanie zaufania i angażowanie ich w proces doskonalenia.

W kolejnym artykule: o komunikacji w trakcje GW, jak zaangażować pracowników, jak ocenić wyniki GW, jak rozwijać kulturę ciągłego doskonalenia dzięki GW oraz jak identyfikować wzorcowe zachowania, które doskonalą kulturę organizacyjną BARDZIEJ.

Dodatkowe informacje

Ten artykuł został opublikowany w kwartalniku Świat Przemysłu Farmaceutycznego 1/2024

Autorzy

  • Dr n. farm. Grzegorz Dołęga

    Konsultant 4Results