Po co nam Polityka Jakości?

W wielu przedsiębiorstwach funkcjonujących w różnych branżach przemysłu widuje się dokument zatytułowany „Polityka Jakości”. Oprawiony, bywa zawieszany na ścianach w gabinetach prezesów i dyrektorów, na korytarzach i miejscach, w których regularnie gromadzą się pracownicy. W ostatnich latach coraz częściej spotykamy Politykę Jakości także w wytwórniach farmaceutycznych. Co wyróżnia ten dokument od innych? Czy w świecie GMP, w którym funkcjonują setki innych dokumentów, Polityka Jakości faktycznie jest nam potrzebna? Jeżeli tak, do czego? Czym różni się od pozostałych dokumentów, co wnosi do naszego życia zawodowego i systemowego?

Strategia jakości…

Zastanówmy się przez chwilę, czym właściwie jest Polityka Jakości? Jeżeli sięgniemy choćby do Wikipedii, znajdziemy tam następującą defi nicję: „Polityka jakości – część strategii organizacji dotycząca problematyki zarządzania jakością. Najczęściej przez „politykę jakości” rozumie się zwięźle zredagowany zbiór głównych tez związanych z zapewnieniem jakości i jako taki jest najważniejszym dokumentem systemu zarządzania jakością.”* Ta definicja osadza Politykę Jakości w realiach funkcjonowania firmy: jest to krótko sformułowana strategia organizacji w zakresie jakości. Stanowi ważne zobowiązanie kierownictwa przedsiębiorstwa odnoszące się do kierunku, jaki dana wytwórnia przyjmuje w zakresie jakości. Co do zasady, Polityka Jakości jest otwartą deklaracją i swoistą obietnicą osób zarządzających firmą dotyczącą realizacji określonych celów jakościowych: mówi przede wszystkim o tym, co w aspekcie jakości firma chce osiągać, do czego dąży i na ile zależy jej na jakości. Ta deklaracja, zwykle zwięzła w formie, powinna jednak pokazywać, że to nie są puste słowa, lecz przemyślana, faktyczna decyzja, za którą idą odpowiednie
zasoby.

…dla każdego!

Zatem, Polityka Jakości jest niezwykle istotnym dokumentem dla kadry zarządzającej. Dzieje się tak nie tylko dlatego, że praktycznie każdy, kto tę politykę pozna, zyskuje swoiste prawo do rozliczenia kierownictwa z jej realizacji, ale także dlatego, że to z niej wyrastają konkretne cele i szczegółowo sprecyzowane zadania jakościowe, które są następnie wykonywane na poziomie operacyjnym. To także jest powodem, dla którego Polityka Jakości ma ogromne znaczenie praktycznie dla każdego pracownika firmy: jako pracownik muszę ją znać i dobrze rozumieć. Mało tego, muszę umieć jej ogólną treść „przełożyć” na sposób, w jaki na co dzień pracuję, a przedstawiony w niej kierunek zaadaptować do tego, jak realizuję swoje obowiązki.

Co może nie być oczywiste, Polityka Jakości jest też ważna dla klientów i interesariuszy firmy: daje istotny sygnał co do tego, czego jako partner mogę się spodziewać od kierownictwa i personelu, a także od oferowanych produktów i usług. Na co, na jaką jakość, na jakie podejście jakościowe mogę liczyć? Czy jakość produktów czy też świadczonych dla mnie usług rzeczywiście ma znaczenie dla firmy, z jaką współpracuję? Jeśli jest to firma z branży farmaceutycznej, działająca w oparciu o GMP, czy powinienem zakładać, że zasady GMP są w niej przestrzegane jedynie ze względu na wymogi prawa? Czy też mam do czynienia z głębszym rozumieniem ważności jakości i z faktycznym implementowaniem filozofii GMP z przemyślanych powodów, z własnej potrzeby?

Niezwykła rola dokumentacji w GMP

Zauważmy, jak duże znaczenie ma owo pierwotne, podstawowe podejście do jakości. Podejście „prawo każe [wdrożyć GMP] – wytwórca musi” w szerszej perspektywie da zgoła inny wynik od „wytwórca chce [wdrożyć GMP] i przy okazji spełnia wymogi prawa”. Oczywiście zastosowaliśmy tu pewne uproszczenie, po to, by w możliwie najbardziej wyrazisty sposób pokazać różnicę między prawnym „przymusem jakościowym”, który nakazuje wdrożenie GMP w wytwórni leków, a prawdziwym „duchem jakości” (tzw. Quality Mindset), który jest źródłem autentycznej i trwałej woli budowania kultury jakości. To ta autentyczna wola i przyjęcie osobistej odpowiedzialności za jakość, wyrażone przez kierownictwo organizacji i świadomie przyjęte przez załogę, powinny „zmaterializować się” w Polityce Jakości.

Widzimy więc, że ten krótki dokument, jakim jest Polityka Jakości, jest też „centrum dokumentacyjnego świata” w naszych Systemach Jakości zbudowanych w oparciu o zasady Dobrej Praktyki Wytwarzania. To oczywiście nie oznacza, że bez Polityki System Dokumentacji jest nieprawidłowy lub niekompletny, a jedynie to, że wraz z Polityką Jakości zyskuje on nową jakość i perspektywę trudną do osiągnięcia w sytuacji, gdy takiej Polityki w nim brakuje.

Polityka od środka

Skoro Polityka Jakości jest tak ważna, przypomnijmy krótko, co powinna zawierać i jakie ma mieć cechy, by spełnić wszystkie pokładane w niej oczekiwania. Przede wszystkim Polityka powinna być przemyślana i opracowana dla konkretnej firmy o konkretnej całościowej strategii, działającej w konkretnym otoczeniu biznesowym. Powinien to być to dokument ogólny, lecz nie za ogólny, ponieważ wówczas nie spełni swojej funkcji. Ważnymi danymi wejściowymi to tworzenia Polityki są wizja i misja firmy, a także cel główny – formułowany zwykle wówczas, gdy nie jest oczywisty – stanowiące razem kluczowe źródło dla Polityki. Niezwykle istotne jest także odniesienie do otoczenia prawnego, w jakim działa przedsiębiorstwo, oraz do wymagań i oczekiwań tych, którym firma służy swymi produktami lub usługami. Schematycznie powiązania Polityki Jakości z misją, wizją i strategią firmy oraz oczekiwaniami partnerów zewnętrznych pokazuje rysunek nr 1:

Tak więc, Polityka Jakości powinna ściśle związana z misją i celami organizacji oraz uwzględniać zobowiązanie do zapewnienia zgodności z odpowiednimi wymogami prawa lub normami, a także do ciągłego doskonalenia systemu zarządzania jakością. Powinna podkreślać zaangażowanie każdego pracownika w jakość, oraz uwzględniać deklaracje i zobowiązania, które będą podstawą do opracowania bardziej szczegółowych celów dotyczących jakości. Przygotowanie Polityki leży w gestii najwyższego kierownictwa, które powinno zrealizować to zadanie przy współudziale innych osób pracujących w poszczególnych działach. Przy opracowywaniu należy uwzględnić analizę warunków działania organizacji oraz prognozy na przyszłość wraz z oszacowaniem zasobów i środków organizacji. Przy określaniu Polityki Jakości kierownictwo powinno uwzględniać przyjętą strategię rozwoju firmy i jej główne cele. Kluczowym jest to, by Polityka była sformułowana w jasny i przystępny sposób tak, by była zrozumiała dla wszystkich zainteresowanych stron, wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Powinna także być okresowo przeglądana i nowelizowana w celu odzwierciedlenia zmieniających się warunków zewnętrznych i procesów wewnętrznych.

Opracowana Polityka Jakości powinna oczywiście zostać podpisana: „Polityka jakości to najważniejszy dokument kierownictwa dotyczący jakości, podpisany przez osobę o najwyższej randze w organizacji” (Gajewski, 2007, s. 96)

Pamiętajmy o tym, by po opracowaniu Polityki Jakości przedstawić ją pracownikom – w środowisku GMP warto jest uczynić ją przedmiotem regularnych omówień i szkoleń - a następnie regularnie ją przeglądać, aktualizować oraz sprawdzać jej przydatność da przedsiębiorstwa.

Drogowskaz do jakości

Podsumowując możemy śmiało stwierdzić, że wśród wielu dokumentów systemowych Polityka Jakości ma wysoką, wyjątkową rangę: stanowi „jakościowy drogowskaz” dla wszystkich członków danej organizacji. Trzymanie się tego drogowskazu daje wysoki stopień gwarancji, że nasze wysiłki ukierunkowane na wysoką jakość produktu i satysfakcję pacjentów i partnerów biznesowych przyniosą oczekiwany rezultat.

Literatura

* https://pl.wikipedia.org › wiki › Polityka_jakości
** Gajewski S.A., (2007), Wstęp do zarządzania jakością, Małopolska Wyższa Szkoła Ekonomiczna w Tarnowie, Tarnów Poradnik budowy systemu, mat. niepubl., Akademia Jakości, Warszawa 2003

Anna Kwiatkowska

Artykuł został opublikowany w kwartalniku "Świat Przemysłu Farmaceutycznego" 1/2020

Udostępnij materiał w

Aktualne wydanie

POMÓŻCIE!!!

Podaj adres email
I nie przegap więcej żadnego wydarzenia

Nowości produktowe dla farmacji

Czytaj inne

Partner serwisu

Partner serwisu
Partner
serwisu

Katalog firm

Współpracujemy z

  • ŚPK_logo_2013.jpg http://www.kosmetyka.farmacom.com.pl/
  • pio.jpg http://www.pio.org.pl/
  • logo instytutu magazynowania.jpg http://www.ilim.poznan.pl/
  • urpl.jpg http://www.urpl.gov.pl/
  • romaco-logo.jpg http://www.infarma.pl/
  • GIF - LOGO.jpg http://www.gif.gov.pl/
  • image002.jpg http://www.ispe.org.pl
  • pasmi.jpg http://www.pasmi.pl
  • Inst_Farmaceutyczny_logo.jpg http://www.ifarm.waw.pl
  • jci1.jpg http://www.jagiellonskiecentruminnowacji.pl/
  • ptfarm-małe.jpg http://www.ptfarm.pl
  • pzppf.jpg http://www.producencilekow.pl
  • logo NIL.jpg http://www.nil.gov.pl
  • IG GARMACJA POLSKA.jpg http://www.farmacja-polska.org.pl