Centra dystrybucji farmaceutyków. System informatyczny do zadań specjalnych

Magazyny dystrybucyjne leków należą do pewnego rodzaju elity. Ich niezwykle wymagająca i kosztowna obsługa wynika z ogromnych wymagań stawianych całej branży farmaceutycznej. Z jednej strony regulacje prawne mające zapewnić bezpieczeństwo pacjenta, a z drugiej konieczność pewnej i niezwykle wydajnej logistyki dystrybucji sprawiają, że zarządzanie centrum dystrybucyjnym farmaceutyków może być dużym wyzwaniem. Z pomocą przychodzą tu dedykowane rozwiązania zarządzania magazynem klasy WMS (Warehouse Management System).

Gdy w grę wchodzi zdrowie ludzkie, jakiekolwiek błędy lub przestoje w funkcjonowaniu całego łańcucha dostaw powinny być sprowadzone do absolutnego minimum.

Cały sektor gospodarki związanej z obrotem leków i wyrobów medycznych reguluje restrykcyjne Prawo Farmaceutyczne. Sprawia ono, że każdy element łańcucha dostaw, od firm zasilających produkcję aż do klienta końcowego podlega kontroli, mającej na celu zapewnienie bezpieczeństwa.

Centra dystrybucyjne obsługujące sieci aptek, szpitale a nawet klientów końcowych nie są tu wyjątkiem. W tej branży towar niepewnego pochodzenia nie ma prawa znaleźć się na półce magazynu, natomiast wiedza o wydawanym towarze nie kończy się wraz z opuszczeniem hali magazynowej.

Na wysokie wymagania dotyczące dokładności nakłada się potrzeba dużej prędkości realizacji zleceń. Sieci aptek oferując swoim klientom dostępność towaru nawet w przeciągu 12 godzin, wymagają od dystrybutora nie tylko precyzyjnej, ale i bardzo szybkiej dostawy leków do punktu odbioru.

Przy takich oczekiwaniach ręczne zarządzanie logistyką magazynową nie tylko byłoby zbyt mało wydajne, ale i obarczone ryzykiem pomyłki, na przykład przy okładaniu towarów na półki, lub kompletacji zamówień.

Automatyzacja procesów – bezpieczeństwo i dokładność

Ogromna skala wymagań sprawia, że zaawansowany system zarządzania gospodarką magazynową klasy WMS staje się niezbędny. Rozwiązania tego typu przede wszystkim precyzyjnie i w czasie rzeczywistym odzwierciedlają sytuację panującą w centrum dystrybucyjnym, dając pełną kontrolę nad towarami i procesami magazynowymi. Nie tylko kontrolują stany magazynowe i optymalne umiejscowienie artykułów, ale i wspierają pracowników w realizacji procesów takich jak: przyjęcia dostaw, kompletacja zamówień, pakowanie, załadunek, przesunięcia wewnętrzne, obsługa zwrotów od odbiorców czy inwentaryzacja.

Magazynierzy posługując się terminalami mobilnymi wyposażonymi w skanery kodów kreskowych działają w trybie on-line. Oznacza to, że system dynamicznie podpowiada im kolejne operacje, reagując na bieżące potrzeby. Każda czynność w magazynie jest też natychmiast odzwierciedlona w systemie WMS.

Rozwiązania informatyczne pomagają standaryzować operacje magazynowe oraz zapewniają ich powtarzalność, co z kolei pozwala eliminować błędy. System prowadzi pracownika krok po kroku przez proces oraz kontroluje stan jego wykonania. Dzięki konieczności zatwierdzania wykonania poszczególnych czynności w aplikacji, ludzkie błędy są natychmiast identyfikowane i korygowane. Przykładowo przesunięcie towaru kończone jest zawsze skanem kodu lokalizacji magazynowej, a kompletacji za każdym razem towarzyszy weryfikacja kodu na opakowaniu. Nie jest zatem możliwe pominięcie przez użytkownika operacji wymaganej w danym procesie. Na przykład, jeżeli operator nie zeskanuje kodu z Unikalnym Identyfikatorem produktu podczas przyjmowania dostawy, system uniemożliwi odłożenie towaru na półkę w magazynie.

Weryfikacja konkretnych danych, np. numeru serii produkcyjnej, dla preparatów farmaceutycznych jest kluczowa dla zapewnienia pełnego śledzenia towaru na całym rynku: od linii produkcyjnej do punktów sprzedaży detalicznej. Należy liczyć się np. z koniecznością szybkiego wycofania danej partii preparatu z całego rynku. Oznacza to konieczność pobierania i przechowywania danych o produktach na każdym etapie łańcucha logistycznego. Systemy magazynowe dostosowane do obsługi różnych branż: spożywczej, kosmetycznej czy farmaceutycznej muszą sprostać tym wymaganiom. Astro WMS® gwarantuje nieprzerwane śledzenie numeru serii od momentu przyjęcia towaru do magazynu aż do jego wydania, przechowując w systemie wszelkie informacje na wypadek konieczności sprawnego wskazania, gdzie znajduje się dana partia produktu. Poprzez interfejs wymiany danych WMS w czasie rzeczywistym przekazuje wszystkie niezbędne informacje o przyjętych lub wydanych towarach do systemu nadrzędnego (zazwyczaj ERP), lub do innych systemów pełniących ważne role w całym łańcuchu dostaw.

Innym kluczowym aspektem w dziedzinie bezpieczeństwa jest możliwość wydzielenia stref w hurtowni, dzięki czemu każdy preparat będzie składowany w odpowiedniej temperaturze i warunkach. Dzięki informacjom zawartym w kartotece artykułowej, system zawsze skieruje operatora rozkładającego towar do odpowiedniej strefy. Natomiast w przypadku substancji psychoaktywnych, umożliwi wykonanie wszelkich czynności związanych z tym towarem jedynie w wydzielonych strefach oraz wyłącznie przez wykwalifi kowany personel.

Systemy, które się nie mylą

Stare przysłowie Seneki „mylić się jest rzeczą ludzką” jest ważne do dziś. Przy obecnej technologii nie ma w całym łańcuchu dostaw nic bardziej omylnego niż sam człowiek. Dobrze zaprojektowane aplikacje mylą się bardzo rzadko. Natomiast systemy IT w branży farmaceutycznej mylić się nie mogą. Według rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2015, w ramach Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej (DPD), każdy system informatyczny musi zostać poddany walidacji, potwierdzającej najwyższą jakość używanego oprogramowania. Producenci oprogramowania muszą zatem brać pod uwagę wytyczne zawarte w dokumentach GAMP 5 (Good Automated Manufacturing Practi ce), dostarczyć odpowiednią dokumentację systemu, a ich rozwiązania muszą przejść proces walidacji.

Obowiązki narzucone przez KOWAL-a

Do powyższych wytycznych, w lutym 2019 roku doszły dodatkowo regulacje wprowadzone przez Krajową Organizację Weryfikacji Autentyczności Leków (KOWAL), znane pod nazwą „Dyrektywa Antyfałszywkowa”. Dzięki europejskiemu systemowi weryfikacji leków (EMVS), możliwe jest pełne śledzenie pochodzenia leku. Zwiększa to bezpieczeństwo pacjentów poprzez wyeliminowanie z łańcucha dystrybucji podrobionych farmaceutyków.

Co to znaczy dla hurtowni farmaceutycznych? Otóż oznacza to, że każde opakowanie leku przyjmowane do centrum dystrybucyjnego musi przejść przez weryfikację potwierdzającą, iż pochodzi on od zaufanego producenta. Dla systemów zarządzania magazynem będzie to oznaczać konieczność obsługi kodu 2D, w którym zawarte są takie dane jak: seria produktu, numer danego opakowania leku w serii, data ważności oraz kod produktu. Następnie, dzięki interfejsowi wymiany danych z centralną platformą informatyczną (EMVS) system powinien uzyskać informacje, czy dane opakowanie leku faktycznie znajduje się w rejestrze, oraz wyświetlić alert w przypadku, gdy dana sztuka leku nie widnieje w bazie. Dla hurtowni farmaceutycznych oznacza to zatem dodatkowe obostrzenia, ale z drugiej strony zapewnia dużo lepszą kontrolę jakości na etapie dystrybucji leków. Docelowo również zmniejsza skalę zwrotów z sieci aptek.

Dokładniej a jednak szybciej

Mimo niezwykle restrykcyjnych przepisów regulujących obrót farmaceutykami, dystrybutorzy nie mogą pozwolić sobie na długie czasy dostaw, podyktowane koniecznością wielokrotnej weryfikacji i kontroli. Rynek jest bowiem równie wymagający jak Prawo Farmaceutyczne i to on reguluje szybkość, z jaką dany preparat ma trafić na półkę apteki, bądź do klienta końcowego.  

Jest faktem, że kontrola następuje praktycznie na każdym etapie łańcucha logistycznego. W gruncie rzeczy, zastosowanie systemu zarządzania magazynem w hurtowni farmaceutycznej niweluje jednak konieczność wielokrotnego sprawdzania zgodności np. z dokumentami i weryfikacji tego, czy w danym procesie nie zaszła pomyłka. Finalnie prowadzi to zatem do przyśpieszenia czasu realizacji zlecenia.

Dodatkowym aspektem, który wymaga wsparcia ze strony systemów informatycznych, jest planowanie fal wydań, zgodnych z dobowym rytmem dostaw do aptek. Kompletacja towaru do danej apteki w małych porcjach w ciągu całego dnia w istocie nie jest wydajna. Przesunięcie czasu rozpoczęcia kompletacji zleceń maksymalnie do przodu, w znacznym stopniu poprawia całościową wydajność a także wykorzystanie przestrzeni w magazynie.

Astro WMS® pozwala precyzyjnie zaplanować czas rozpoczęcia kompletacji zleceń tak, aby z jednej strony jak najlepiej skonsolidować pobrania do danego odbiorcy, a z drugiej, aby zdążyć z ich realizacją do zaplanowanego odjazdu samochodu.

Niezwykle ważna w przypadku dystrybucji leków do aptek jest również sprawna realizacja procesu zwrotów do hurtowni. Dzięki przechowywaniu danych na temat towarów wysłanych z centrum dystrybucyjnego możliwa jest natychmiastowa walidacja tego, czy zwracany produkt faktycznie opuścił dany magazyn. Umożliwia to rozpoczęcie procedury zwrotu bez zbędnych opóźnień.

E-commerce – nowe pole działania

Ponadto, trzeba mieć na uwadze, że produkty lecznicze nie są jedyna kategorią będącą przedmiotem obrotu w branży. Firmy farmaceutyczne posiadają w swoim wachlarzu produktów również wyroby medyczne, suplementy oraz kosmetyki, które nie podlegają aż tak ścisłym procedurom, ale są z kolei znacznie bardziej podatne na sezonowość, a także otwierają nowy kanał dystrybucji z magazynów – mianowicie wysyłki bezpośrednio do klienta końcowego poprzez sprzedaż internetową.

Branża e-commerce to z kolei nowe wyzwania odnoszące się do sprawnej realizacji bardzo rozdrobionych zleceń. W tych przypadkach warto polegać na rozwiązaniach WMS sprawdzonych również w tej dziedzinie.

Kolejną korzyścią płynącą z zastosowania zaawansowanego systemu WMS jest wsparcie w planowaniu środków transportu, które nie dość, że kursują według ściśle przestrzeganych harmonogramów, to podobnie jak systemy informatyczne, podlegają wymogom Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej. Według wymogów z 2015 roku, przestrzeń załadunkowa na samochodach jest traktowana jako magazyn, a sam transport jako przedłużenie procesu magazynowania. Kryteria wyboru środka transportu mogą być sformułowane w rozwiązaniu WMS i na podstawie rodzajów zamawianych produktów oraz ich ilości systemy te mogą ułatwiać efektywne i precyzyjne planowanie wysyłek.

Automatyka magazynowa – maksymalna wydajność

Miliony preparatów, duży udział wydań pojedynczych sztuk towarów, olbrzymie wymagania co do dokładności kompletacji, a także niezwykle krótki czas realizacji. To wszystko sprawia, że coraz częściej centra dystrybucyjne w sektorze farmaceutycznym decydują się na szeroko zakrojoną automatykę magazynową.

To dzięki zastosowaniu nowoczesnych sorterów, systemów Goods-To-Man, A-Frame, AGV, Put-to-light i innych, firmom dystrybuującym leki udaje się zachować konkurencyjność nawet przy wyśrubowanych wymaganiach co do obsługi logistycznej.

Consafe Logistics od dawna inwestuje w nowoczesne technologie, a Astro WMS® od lat znajduje się w europejskiej czołówce rozwiązań zarządzających magazynami automatycznymi. Jako przykład z branży, owo oprogramowanie zintegrowane jest z automatycznym systemem kompletacji Cuby firmy SSI SCHÄFER w szwedzkim centrum dystrybucyjnym firmy OneMed. Rozwiązanie pozwala na kompletację do 250 linii na godzinę na jednej z czterech stacji kompletacyjnych, co w połączeniu z magazynem manualnym daje możliwość realizacji ponad tysiąca linii na godzinę w szczytowym okresie. Firma zajmuje się dystrybucją wyrobów medycznych zarówno do szpitali jak i odbiorców końcowych i dzięki inwestycji w nowoczesny system zarządzania magazynem oraz automatykę potrafiła sprostać wymaganiom swojej branży.

Z kolei w magazynie firmy Mediq, oferującej na skandynawskim rynku różnego rodzaju wyroby medyczne, 40 operatorów każdego dnia wykonuje efektywną kompletację z wykorzystaniem komend głosowych. Jest to możliwe dzięki technologii Voice-Picking współpracującej z systemem Astro WMS® oraz integracji systemu magazynowego z szafami automatycznymi.

Wdrożenie systemu zarządzania magazynem niesie za sobą wiele korzyści. Z punktu widzenia zarządzania magazynem rozwiązania te niezwykle standaryzują i ułatwiają pracę magazynierów, co przy obecnych wskaźnikach rotacji pracowników magazynowych jest niezwykle istotną kwestią. Dodatkowo, dzięki rozbudowanym narzędziom analitycznym systemy te wspierają również procesy decyzyjne kadry zarządzającej magazynem i logistyką w łańcuchu dostaw.

Implementacja rozwiązań IT w branży farmaceutycznej wiąże się z reguły z większą inwestycją, w stosunku do pozostałych branż. Jest to jednak to najlepsza inwestycja przynosząca wiele wymiernych korzyści w dłuższym okresie.

Justyna Ganiec
Consafe Logistics Sp. z o.o.
ul. Żwirki i Wigury 16a, 02-092 Warszawa
Tel.: +48 609 700 877
[email protected]

Artykuł został opublikowany w kwartalniku "Świat Przemysłu Farmaceutycznego" 1/2020

Udostępnij materiał w

Aktualne wydanie

POMÓŻCIE!!!

Podaj adres email
I nie przegap więcej żadnego wydarzenia

Nowości produktowe dla farmacji

Czytaj inne

Partner serwisu

Partner serwisu
Partner
serwisu

Katalog firm

Współpracujemy z

  • ŚPK_logo_2013.jpg http://www.kosmetyka.farmacom.com.pl/
  • pio.jpg http://www.pio.org.pl/
  • logo instytutu magazynowania.jpg http://www.ilim.poznan.pl/
  • urpl.jpg http://www.urpl.gov.pl/
  • romaco-logo.jpg http://www.infarma.pl/
  • GIF - LOGO.jpg http://www.gif.gov.pl/
  • image002.jpg http://www.ispe.org.pl
  • pasmi.jpg http://www.pasmi.pl
  • Inst_Farmaceutyczny_logo.jpg http://www.ifarm.waw.pl
  • jci1.jpg http://www.jagiellonskiecentruminnowacji.pl/
  • ptfarm-małe.jpg http://www.ptfarm.pl
  • pzppf.jpg http://www.producencilekow.pl
  • logo NIL.jpg http://www.nil.gov.pl
  • IG GARMACJA POLSKA.jpg http://www.farmacja-polska.org.pl